Деловое письмо на английском языке: принципы и алгоритмы


В нашем постоянно развивающимся мире, как никогда, важны навыки письменного делового общения. А так как мировым языком международных отношений признан английский язык, то письменное деловое общение на английском языке является одним из главных современных требований.


Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме. Кроме того, именно в сфере письменного делового общения, как ни в одной другой сфере, ярко проявляется такая специфическая особенность процесса деловой коммуникации, как регламентированность, т.е. подчиненность установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными и традициями, а также профессиональными этическими принципами. Таким образом, мы никак не можем применять правила русского делового общения к другим языкам.


Умения, необходимые для ведения деловой переписки, относятся к числу базовых умений специалиста любого профиля, без которых он не может существовать сегодня на рынке труда. Оба этих фактора доказывают необходимость подготовки специалистов по навыкам ведения письменного делового общения.


Система обучения иностранному языку включает три этапа подготовки. Динамика развития речевых умений достигается за счет включения на каждом последующем этапе новых, более сложных сфер и ситуаций, обеспечивающих возможность письменных контактов. Так, на начальном этапе обучение учащийся должен уметь осуществлять деловые контакты на элементарном уровне. Применительно к письменной сфере делового общения деловые контакты подобного рода осуществляются посредством обмена так называемыми этикетными деловыми письмами и письмами-бланками, а также ответами на них. Соответственно, должны быть сформированы речевые умения, необходимые для реализации таких коммуникативных намерений, как информирование, побуждение, отказ, согласие, уклонение от принятия решения.


Существует несколько типов деловых писем:


а) сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-уведомление/извещение; эти письма можно назвать этикетными, во-первых, в силу высокой степени их формальности и нормированности, а во-вторых, в связи с выполняемыми ими функциями протокольного характера;


б) просьба, запрос, строго официальное приглашение и ответ на приглашение; эти письма иначе называются письмами-бланками и характеризуются высокой предсказуемостью текстовой структуры и языкового наполнения.


Мы должны уметь осуществлять письменные деловые контакты с партнером посредством деловых писем различных типов. При этом должны быть сформированы речевые умения, необходимые для раскрытия следующих уже более сложных коммуникативных намерений:


· побуждения,

· жалобы,

· извинения,

· согласия,

· отказа,

· уклонения от принятия решения.


Эти намерения реализуются в таких типах писем, как заказ, предложение, просьба о встрече, не строго официальное приглашение, жалоба, ответные письма на жалобу (положительный ответ, отрицательный ответ, уклончивый ответ).


Все перечисленные типы писем существенным образом отличаются от этикетных писем и писем-бланков в силу того, что, во-первых, они имеют значительно больший объем текста и, во-вторых, отличаются почти полным отсутствием шаблонных фраз, свойственных письмам-бланкам.


Приступая к работе над обучением письменному деловому общению, следует учитывать те трудности, с которыми обычно можно столкнуться. Прежде всего, отсутствие сформированных навыков и умений работы на родном языке с таким текстом, как деловое письмо. Подавляющее большинство людей имеют слабое представление о таких понятиях как структура текста делового письма, его планирование, выделение главной мысли, второстепенные фактов, детали. Вызывает трудность формулирование того коммуникативного намерения, которое необходимо реализовать в тексте. А определив намерение, часто трудно на его основе составить план конкретного текста.


Опыт показывает, что алгоритм работы при написании делового письма формируется в рамках одной из следующих схем:


а) сначала пишется весь текст письма на родном языке, а затем он переводится на иностранный язык. При этом они, как правило, не соблюдается англо-русские соответствия деловой корреспонденции, что приводит к стилистической дисгармонии текста делового письма и даже к смысловым ошибкам;


б) люди передают в письме свои мысли на английском языке, не подвергнув их предварительному анализу, не сгруппировав их, то есть при полном нарушении логического плана текста. В результате, подобно потоку мыслей во внутренней речи, процесс написания делового письма происходит неосмысленно и хаотично.


Каждый из этих вариантов написания делового письма свидетельствует об отсутствии навыков работы с текстом, умения логически мыслить, знания лексико-грамматических особенностей русского делового письма и норм построения делового письма на иностранном языке.



Если первая группа трудностей связана с особенностями логико-смысловой структуры текста, то вторая группа имеет непосредственное отношение к стилю. Изучая особенности делового письма, мы фактически знакомимся с официально-деловым стилем речи. На первых порах затруднения вызывают и клише, которые являются нормой делового письма на иностранном языке, и стереотипные выражения и словосочетания, и предложения со сложной структурой, содержащие сложные грамматические обороты.


Учитывая новизну предлагаемого к изучению материала, а также разноплановый характер трудностей, целесообразно построить обучение деловой письменной речи на основе следующих принципов:


1) работа над логико-смысловой структурой делового письма должна быть обязательной;

2) не следует одновременно вести работу над композиционным и языковым планами текста;

3) обучения должно быть предусмотрено использование большого количества образцов деловых писем.


Эта разные, по существу, деловые письма пишутся исключительно с целью сообщения информации. Именно это послужило предпосылкой для их объединения. Пишущий излагает свое намерение в тексте не произвольно, а в определенной последовательности, которая составляет основу для плана того или иного типа писем. Работа над такими планами является отправной точкой методики обучения деловому письму, которая включает в себя два этапа.


В цели первого этапа входит:


- усвоение учащимися последовательности действий при написании конкретного типа делового письма, то есть, по существу, его плана;

- ознакомление с языковыми средствами, необходимыми для реализации этого плана;

- чтение и анализ образцов деловых писем (в ходе работы над образцом можно получить представление о том, каким образом коммуникативное намерение пишущего материализуется в тексте, какие для этого требуются слова и выражения, и каковы особенности их употребления в деловом письме).


Второй этап направлен на первичное закрепление выделенных языковых средств. Для их отработки предлагаются различные, в основном языковые, упражнения. Например:


1. Вставить в письмо недостающие части.

2. Восстановить нарушенную последовательность текста.

3. Переписать текст письма, используя синонимичные выражения.

4. Предложить несколько вариантов завершения текста письма.


Задача второго этапа - подготовить учащихся к третьему этапу обучения, целью которого является организация практики в написании разных типов писем, функционирующих в ситуациях реального делового общения.


Практика показывает, что такая методика обучения письменному деловому общению является наиболее приемлемой. При обучении письменному деловому общению не следует забывать о нормах английского языка, его строгую регламентированность, и подчеркивать эти различия.


Пройти курс обучения составления делового письма можно здесь.


www.english-distance.ru